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EDI Electronic Data Interchange, scambio elettronico di dati tra cliente e fornitori

TECNOLOGIA EDI PER SCAMBIO ELETTRONICO DI DATI TRA CLIENTI E FORNITORI SENZA DATA ENTRY

EDI (acronimo di Electronic Data Interchange) è l’interscambio di dati tra sistemi informativi, attraverso un canale dedicato tra aziende in modo da non richiedere intervento umano salvo in casi eccezionali. Grazie alla tecnologia EDI, una volta inviato l'ordine direttamente dal gestionale o dalla piattaforma di e-procurement in uso, la vostra azienda può ricevere tutti i documenti commerciali (ad esempio le conferme d’ordine, documenti di trasporto, copia fattura note di credito/ debito) direttamente in forma elettronica nel vostro sistema e gestirli senza operazioni di data entry.

La gestione manuale di documenti commerciali cartacei ha un impatto sostanziale sui processi lavorativi quotidiani nell'ambito degli acquisti, logistica inboud e dell'amministrazione. L'EDI automatizza le transazioni commerciali mantenedo i sistemi informatici in uso, permettendoti di risparmiare tempo e riducendo gli errori. In Hoffmann Group il team eBusiness ti guiderà nell'implementazione della tecnologia EDI per l'elaborazione dei dati e documenti da trasmettere.

Benefici dell'utilizzo di EDI per l’approvvigionamento aziendale

Risparmio tempo
automazione dei processi in precedenza eseguiti manualmente

Diminuisci rischio errori
attraverso la standardizzazione dei formati i sistemi comunicano i dati senza errori

Migliore tracciabilità dei documenti
che possono essere integrati con diversi sistemi IT per raccogliere e analizzare dati

Integrazione con le principali soluzioni di e-procurement
come ad esempio: Jaggaer, SAP Ariba, SAP SRM, Coupa, Meplato, Iungo, Supply On...

  • Come funziona un processo di approvvigionamento digitale con trasmissione EDI

    Il processo cartaceo tradizionale per l'elaborazione dell'ordine prevede solitamente una fase di ricerca prodotti su cataloghi online o cartacei, comunicazione interna del fabbisogno, richiesta di offerta da parte del buyer e una fase di gestione manuale dell'ordine e dei documenti di trasporto e fatturazione.
    Molte aziende ormai hanno sistemi informatici per la gestione del processo d'acquisto, ma spesso non comunicano con il fornitore, creando quindi il rischio di dover compilare molte volte le informazioni di codici articolo, quantità prezzi, in ogni fase del processo (ad esempio: dover riportare manualmente le informazioni dell'entrata merce a gestionale, nonostante siano informazioni che il fornitore può fornire tramite il documento di trasporto in via digitale - o prebolla). Digitalizzando il processo, invece, una volta inserito l'ordine a sistema, è possibile sfruttare al massimo le informazioni per avere i dati preinseriti in attesa di conferma. L'intero scambio di documenti cartacei o via mail può richiedere alcuni giorni di elaborazione e contenere errori duranti le varie fasi di inserimento manuale dei dati che nel tempo può aumentare e richiedere perdite di tempo, costi di reso e, se si tratta di materiale critico, il rischio di bloccare la produzione.

    L'interfaccia EDI tra i sistemi della vostra azienda e Hoffmann Group permette lo scambio di documenti commerciali, rispettando i criteri di sicurezza informatica della vostra azienda. L'ordine inviato dal vostro gestionale o piattaforma eProcurement genera automaticamente un ordine all'interno dei sistemi Hoffmann Group e viene elaborato nel giro di pochi minuti. Si può quindi trasmettere digitalmente la conferma d'ordine che permette di avere effettivo riscontro sui prezzi. Inoltre, se il materiale è in pronta consegna, viene subito preparata la spedizione all'interno del polo logistico Hoffmann Logistic City ed inviata la copia digitale del documento di trasporto del materiale (prebolla). Infine l'amministrazione può trovare la copia delle fatture già preinserite a sistema a fronte delle spedizioni effettuate per opportuna verifica.

  • Come attivare l'EDI?

    Innanzitutto è necessario effettuare un incontro per definire i requisiti ed i sistemi in uso, sia con l'Ufficio Acquisti, sia con il referente che si occupa dei sistemi di procurement o gestionale. Una volta ottenute le informazioni, un team dedicato di programmatori Hoffmann Group effettuerà la programmazione necessaria per stabilire il canale di trasmissione dati e "tradurre" i documenti nel formato richiesto. Dopo l'implementazione effettueremo dei test.

    I formati che supportiamo includono EDIFACT, SAP-IDOC Flat, SAP-IDOC-XML, cXML e csv. I canali di comunicazione supportati sono SMTP (e-mail), HTTP(S), AS2, OFTP2, SFTP.

    L'interfaccia EDI richiede inoltre che i dati immessi all'origine siano di buona qualità per non creare blocchi o interventi manuali in fasi successive di processo. Per questo è consigliato che a monte, nel gestionale o sistema di eProcurement, sia presente un catalogo elettronico per la scelta degli articoli, un magazzino automatico con livelli di sottoscorta, oppure una codifica aggiornata dei prodotti a sistema.

  • Come iniziare a usare EDI con Hoffmann Group

    Contatta il team eBusiness di Hoffmann Group per definire i requisiti della tua azienda e dei tuoi sistemi informativi. Rivedremo con te il tuo attuale processo di acquisto in modo da attivare un’interfaccia ad hoc per la tua azienda che ottimizzi le operazioni di acquisto e approvvigionamento online di utensili, prodotti e ricambi. In base a quanto concordato, un team dedicato all'EDI di programmatori di Hoffmann Group effettuerà il collegamento personalizzato con la tua piattaforma.


Inizia a digitalizzare gli acquisti nella tua azienda e integra il tuo gestionale con i cataloghi dei tuoi fornitori


Il team eBusiness e eProcurement di Hoffmann Group Italia si occupa da più di 15 anni di consulenza in ambito di digitalizzazione dei processi aziendali, trovando con ogni cliente le migliori soluzioni per snellire e digitalizzare i processi di acquisto, configurando account eShop personalizzati, connessioni EDI, Punch-Out e cataloghi elettronici. Contattaci!


Compila il modulo qui sopra oppure chiamaci ai nostri contatti:


email: ebusiness_italia@hoffmann-group.com
tel: 049 622 7719
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